Στις 14 Μαΐου πραγματοποιήθηκε η 9η συνεδρία της Εικονικής Τάξης μας μέσω της πλατφόρμας GOAT, με επίκεντρο αυτή τη φορά ένα πολύ σημαντικό θέμα για όσους εργάζονται με νέους: Ανάπτυξη δεξιοτήτων διαχείρισης έργων για μικρές ομάδες. Οι εταίροι μας από την Ελλάδα, HIGGS, με την Άννα και τον Αλέξανδρο, παρουσίασαν χρήσιμα εργαλεία και στρατηγικές για την επιτυχημένη υλοποίηση έργων – ακόμα και με περιορισμένους πόρους.
Απλή και πρακτική διαχείριση έργου
Η Άννα και ο Αλέξανδρος μας παρουσίασαν τον πλήρη κύκλο ζωής ενός έργου – από την έναρξη, τον σχεδιασμό, την υλοποίηση, την παρακολούθηση μέχρι και την ολοκλήρωση. Τόνισαν τη σημασία του ξεκάθαρου καθορισμού στόχων, της σαφούς κατανομής ρόλων και της διάσπασης των καθηκόντων σε πιο μικρά, διαχειρίσιμα μέρη.
Χρήσιμα εργαλεία για την καθημερινότητα
Η διαχείριση έργου δεν απαιτεί πολύπλοκα ή ακριβά εργαλεία. Η Άννα πρότεινε απλές και χρηστικές λύσεις, όπως Trello, Asana, Google Calendar, Notion, Google Docs και Gantt διαγράμματα, για την παρακολούθηση προόδου, τον συντονισμό της ομάδας και την αποφυγή καθυστερήσεων.
Χρόνος, εργασίες και ομαδικότητα
Μάθαμε τεχνικές προτεραιοποίησης εργασιών, όπως οι μέθοδοι MoSCoW και ABCDE, που βοηθούν στο να επικεντρωνόμαστε στα σημαντικά και να μειώνουμε το άγχος. Η Άννα ενθάρρυνε την ανάθεση αρμοδιοτήτων και τον επαναπροσδιορισμό του τι είναι πραγματικά απαραίτητο.
Εξετάσαμε επίσης τεχνικές διαχείρισης χρόνου, όπως η τεχνική Pomodoro και το time blocking, ιδιαίτερα χρήσιμες για μικρές ομάδες με πολλές υποχρεώσεις.
Αντιμετωπίζοντας τις προκλήσεις
Η Άννα ανέφερε συχνές προκλήσεις, όπως το scope creep, οι μη ρεαλιστικές προσδοκίες και η έλλειψη επικοινωνίας, προτείνοντας λύσεις:
- Καθαρές προσδοκίες από την αρχή
- Προσθήκη ενδιάμεσων στόχων
- Αναγνώριση και διαχείριση κινδύνων
- Εργαλεία συνεργασίας
- Συνεχής επικοινωνία και ανατροφοδότηση
Διαδραστικό και ευχάριστο
Η Άννα παρουσίασε ένα διασκεδαστικό quiz για στυλ διαχείρισης έργου, στο οποίο συμμετείχαν οι παρευρισκόμενοι μέσω QR κωδικού. Τα αποτελέσματα ανέδειξαν την ποικιλία των στυλ και την αξία της συνεργασίας.
Η συνάντηση έκλεισε με τις ευχαριστίες της Άννας για τη συμμετοχή και τη δέσμευση να μοιραστεί την παρουσίαση για περαιτέρω μελέτη.
Συμπέρασμα: Από τοπικά σχέδια μέχρι διεθνείς δράσεις – η διαχείριση έργου είναι το “υπερόπλο” σου. Με τις σωστές δεξιότητες και εργαλεία, ακόμη και μια μικρή ομάδα μπορεί να φέρει μεγάλη αλλαγή!
